PRIVACYVERKLARING C-KOREN EKEREN VZW 

C-Koren Ekeren vzw kan volgende persoonsgegevens over jou verwerken omdat je deze zelf bij het invullen van een contactformulier verstrekt.

Voor minderjarige leden worden de gegevens opgegeven door één ouder of één grootouder of één voogd. Deze verklaart de toestemming te hebben van andere ouders, grootouders of voogd om hun gegevens ook te bezorgen.

Voor- en achternaam van het lid
Geboortedatum en geslacht van het lid
Domicilieadres van het lid
Eventueel GSM-nummer en e-mailadres van het lid
Rijksregisternummer en mutualiteit van het lid
Voor- en achternamen van de ouders en/of plus-ouders en/of grootouders en/of voogd
Telefoonnummer(s) en e-mailadressen van de ouders en/of plus-ouders en/of grootouders en/of voogd
Domicilieadres en rijksregisternummer van de ouder of voogd die de gegevens van het minderjarige lid opgeeft
Overige persoonsgegevens van het lid die je actief verstrekt
Medische gegevens van het lid in het kader van koorweekends, koorreizen of het jaarlijkse Koorkamp
 
Voor meerderjarige leden

Voor- en achternaam van het lid
Geboortedatum en geslacht van het lid
Domicilieadres van het lid
Geboortedatum van het lid
Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) van het lid
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt
Medische gegevens van het lid in het kader van koorweekends, koorreizen of het jaarlijkse Koorkamp
 
Voor vrijwillgers

Voor- en achternaam van het lid
Geboortedaum en geslacht van het lid
Domicilieadres van het lid
Telefoonnummer(s) en e-mailaders(sen) van het lid
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt
Medische gegevens van het lid in het kader van koorweekends, koorreizen of het jaarlijkse Koorkamp
 
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over inschrijvers die minderjarig zijn zonder de toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een inschrijver meerderjarig is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via de contactpagina van onze website (c-koren.be). Dan zullen wij deze informatie verwijderen.

 

Waarom we je gegevens gebruiken
C-Koren Ekeren vzw verwerkt persoonsgegevens voor de inschrijving van de leden van de afdelingen (De Lambertijntjes, De Lambertijnen, Carmina, Cantilene, Caljenté, Con Amore, Cantando, Cantabo en Koorkamp C-Koren Ekeren vzw), voor het afsluiten van een verzekering bij Koor&Stem vzw, om groepsindelingen te maken, om ouders tijdens activiteiten te contacteren indien dat nodig blijkt, om de nodige attesten te kunnen aanmaken.
We voegen de verstrekte e-mailadressen ook toe aan onze nieuwsbrief-tool. Zo blijf je zeker op de hoogte van het reilen en zeilen binnen onze koren. Als je ooit onze organisatie verlaat, kan je je eenvoudig uitschrijven als je dat wenst.
Sinds september 2022 maken zowel C-Koren Ekeren vzw als Koor&Stem vzw gebruik van Twizzit om deze gegevens te bewaren. Beide organisaties zijn uiteraard ook gebonden de AVG-wetgeving na te leven. Je kan hier de privacyverklaring van Koor&Stem vzw vzw en de
algemene voorwaarden en privacyverklaring van Twizzit raadplegen.

Voor onze vrijwilligers maken we een onderscheid tussen enderzijds vrijwilligers die occasioneel enkele uren komen helpen op een activiteit en anderzijds vrijwilligers die mee gaan op koorweekends, koorreizen, koorkamp, of door het jaar regelmatig voor ons actief zijn.
Voor “categorie enderzijds” maken wij gebruik van de gratis vrijwilligersverzekering aangeboden door de Vlaamse Gemeenschap om onze vrijwilligers te verzekeren. Deze verzekering is niet op naam. We delen met de Vlaamse Gemeenschap dan ook geen persoonsgegevens. Een vzw is wettelijk verplicht een vrijwilligersregister bij te houden. Ook dat doen we nu in Twizzit.
De vrijwilligers van “categorie anderzijds” worden verzekerd via de jaarlijkse verzekering van Koor&Stem.

De (e-mail)adressen verworven uit de inschrijvingen zullen ook gebruikt worden 
• voor het verzenden van informatie over alle activiteiten van C-koren Ekeren vzw en haar afdelingen,
• voor het verzenden van informatie over evenementen of gebeurtenissen van leden van de C-koren die relevant zijn EN een muzikaal  karakter hebben EN ten voordele zijn van een goed doel EN geen conflict met de C-koren bewerkstelligen,
• voor het verzenden van informatie over een gebeurtenis die alle leden van C-koren Ekeren vzw en haar afdelingen aanbelangt (bv. het melden van een overlijden, het rondsturen van een krantenartikel over een activiteit of gebeurtenis van C-koren Ekeren vzw en/of haar
afdelingen, …).
Als je contact opneemt met C-Koren Ekeren vzw en/of haar afdelingen, zullen we de door jou verstrekte gegevens gebruiken voor het beantwoorden van je vraag of behandelen van je klacht.
 

Inzage en correctie persoonsgegevens
Conform de AVG-wet heb je het recht om alle gegevens die wij over je hebben verzameld in te zien en zo nodig te corrigeren. Je kunt je hiervoor wenden tot het bestuur van de betrokken afdeling of via de contactpagina van onze website.
C-Koren Ekeren vzw zal zo snel mogelijk op jouw verzoek reageren. In Twizzit zal ieder lid of iedere ouder, plus-ouder, grootouder of voogd een eigen account hebben en zijn of haar persoonsgegevens zelf kunnen aanpassen.
 
Hoe lang we gegevens bewaren
C-Koren Ekeren vzw zal jouw gegevens niet langer bewaren dan je wenst. Bij het verlaten van onze organisatie komen de gegevens automatisch in het oud-ledenbestand terecht. Op eenvoudig verzoek kan je de gegevens uit ons bestand laten verwijderen.
Medische gegevens worden na elke activiteit, waarvoor deze werden opgevraagd, verwijderd.
 
Delen met anderen
C-Koren Ekeren vzw verkoopt jouw gegevens niet aan derden. 
Zoals eerder gemeld, worden de gegevens wel gedeeld met Koor&Stem vzw en met Twizzit via het Twizzit-platform.
Wij delen de gegevens enkel met andere derden indien dat strikt noodzakelijk blijkt (bv. indien in geval van koorweekends, koorreizen of koorkampen de uitbater van de verblijfplaats een aanwezigheidslijst nodig heeft om aan de plaatstelijke brandweer of overheidsinstanties door te geven).
 
Beeldmateriaal
In de loop van een werkjaar worden af en toe foto’s en opnames gemaakt die gebruikt worden op de website, de Facebookpagina, tijdens evenementen van de C-koren en mogelijk als illustratie bij publicaties. Door je lidmaatschap geef je ons stilzwijgend toestemming om niet-geposeerde, spontane foto's en sfeerbeelden waar jij in voorkomt te maken en te publiceren. We spreken af dat deze toestemming ook geldt voor gerichte foto's (geposeerde, individuele foto's en geposeerde groepsfoto's). Als je dat niet wil, laat je dat weten (liefst via e-mail) aan iemand van het bestuur van de betrokken afdeling. 
C-Koren Ekeren vzw en haar afdelingen kunnen echter niet verantwoordelijk gesteld worden voor opnames (foto/video) die door derden gemaakt en verder verspreid worden. Hiermee wordt voornamelijk verwezen naar beeldmateriaal dat vastgelegd wordt door ouders en
andere toeschouwers tijdens toonmomenten en/of concerten.
 
Beveiliging
C-Koren Ekeren vzw neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via het bestuur van de betrokken afdeling of de contactpagina van onze website.
 
De Gegevensbeschermingsautoriteit
Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de AVG-wet heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen